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第 517 期文章

你準備好面對未來的辦公型態(tài)了嗎?

因特網的普及,加上各種辦公室應用軟件的開發(fā),讓現在的上班族有了更便利的生財工具,辦公型態(tài)也跟著有了大改變。從硬件的辦公家具設計創(chuàng)新、事務機器的多功能趨勢,到應用軟件的云端化,不僅讓上班族從過去的單一功能,日漸多任務化,也儼然掀起一場辦公型態(tài)的大革命。

行動辦公室改變辦公桌迷思

許多想休長假的上班族,常聽到同事會奉勸不要休太久,「不然回來連辦公桌都沒了」,也就是辦公桌其實代表員工的職位及公司人數。在現今的行動辦公室潮流下,辦公桌的迷思也跟著被打破。

全球領先移動解決方案供貨商Citrix系統(tǒng)公司,訪問19個國家和地區(qū)共1900位信息技術行業(yè)高管,寫成《西特理克斯未來工作場所》報告,其中指出2020年職員將透過不同的移動設備,遠程連接公司網絡辦公,一張辦公桌將由多人共享,辦公場所面積將縮小17%。

也就是說到了2020年,大約每10位職員共享7張辦公桌,每位員工平均使用6種移動設備連接網絡。29%的職員不在傳統(tǒng)辦公場域工作,而是在家里、顧客公司、酒店、機場、咖啡店等移動辦公。報告中也指出,被訪問者表示需要重新設計更具吸力的辦公空間,以激發(fā)職員創(chuàng)造力和想象力,鼓勵職員隨時隨地移動辦公,促進協同運作精神

「獨、倆、組、眾」模式帶動辦公環(huán)境的創(chuàng)新組合

在這四種工作模式下,辦公室不再只有硬梆梆的辦公區(qū)及會議室,而可以透過空間的設計,創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間,讓同仁在更佳的辦公空間中,得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。震旦家具設計中心也發(fā)現,上班族有四種工作模式,也就是「獨、倆、組、眾」。例如當員工為了寫一份重要的報告,就需要安靜、適合思考的空間,得以實現個人工作成就感與滿足感的「獨」模式。

許多上班族也會發(fā)現,最有效的溝通經常發(fā)生在茶水間或行進間的閑聊,不刻意的巧思反而有助于同事之間的有效溝通,許多創(chuàng)新的點子常來自茶余飯后的閑聊,因此出現有助員工之間互信和諧關系的「倆」模式。

至于透過小組項目討論激發(fā)創(chuàng)新思維的「組」模式,則可以透過改變姿態(tài)改變心態(tài),暫時拋開嚴肅的會議,以更輕松的坐姿激發(fā)創(chuàng)新力,暢所欲言,讓員工盡情腦力激蕩。最后就是發(fā)揮集體智能的傳承與知識學習的「眾」模式,可以運用群體的正式討論協助重大問題的解決。

在這四種工作模式下,辦公室不再只有硬邦邦的辦公區(qū)及會議室,而可以透過空間的設計,創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間,讓同仁在更佳的辦公空間中,得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。

辦公室自動化創(chuàng)造更多服務的可能性

除了辦公環(huán)境的改變,辦公室內的硬件設施近年的改變也不小。震旦OA事業(yè)戰(zhàn)略中心總經理賀俊強表示,辦公室的自動化,其實可以回溯到1870年代,當時已開始談論辦公室應該自動化,后來有了打字機,利用復寫取代人力的寫字,一直到自動打字機的出現,讓辦公室自動化蔚為潮流。而自從討論辦公室自動化以來,善用機器及文件輸出,讓業(yè)務更順遂的目標,迄今依舊未變。賀俊強指出,以辦公室自動化來說,有幾項重要的變革,首先是從單一功能到復合功能,例如復印機從單一影印功能,在考慮坪效、成本、效率下,現階段的復合機為兼具影印、打印、傳真的產品,當然也帶動硬件制造廠的洗牌效應。

其次為網絡的興起及普及,讓網絡也成為文件產生的重要來源。過去文件以影印為主,一份文件可以印10份、100份,但內容是相同的;加了印表功能,100份文件套用相同格式,可以印出100份內容不同的文件,而且有更多文件其實來自網絡、電子郵件以及協同作業(yè)的文件。

第三則是彩色化,過去彩色與黑白打印的比重約是3比7,目前約是6.5比3.5。賀俊強認為,隨事務機的印制能力、速度提升,以及彩印的普及,不僅中小企業(yè)的打印彩色化,在分眾市場的趨勢下,也將帶動數字印刷市場的成長。

事務機業(yè)者的創(chuàng)新服務

從賣設備、賣耗材,運用辦公室自動化,協助顧客提升文件處理效率,全球的OA業(yè)者其實也積極朝提升服務比重邁進,將讓辦公型態(tài)出現新的樣貌。

賀俊強舉例,美國OA大廠已可因應顧客的需求,提供軟件、硬件整合的解決方案,讓企業(yè)主不用再買設備、雇用職員處理文件輸出。以銀行業(yè)者來說,光是買打印機打印信用卡賬單、郵寄到用戶付款,除了人力以外,設備采購就有議價、合約、折舊、維修等問題;現在則是可以全數外包給OA業(yè)者,從賬單打印、郵寄、收款等全部搞定。對銀行來說,可以省掉成本,對OA業(yè)者來說,因有量大優(yōu)勢,可以藉此創(chuàng)造獲利模式、提高服務比重,將是未來OA產業(yè)的重要趨勢

云端服務造福中小企業(yè)

從看得見的辦公環(huán)境與事務機,看不見的軟件,更是影響辦公型態(tài)變革的重要因素。過去當幾個同事需要共同編輯一份文件時,就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名,避免混淆,接著再靠電子郵件交換文件案,中間只要一出錯,就是耗費時間及人力重新檢視。

而辦公室文件開始電子化后,隨網絡普及,以及軟件協同運作能力加強,也逐漸改變辦公室的工作流程與效率。震旦集團云端事業(yè)部總經理陳翠華表示,以辦公室應用信息系統(tǒng)架構演進來看,從人工操作、單機版作業(yè)、大型主機封閉式系統(tǒng)、終端服務器(Client Server),到以網絡為基礎的互聯網集中式管理架構,以及近來相當潮的云端服務,新型態(tài)的工作模式正在成型。

陳翠華指出,一般大型企業(yè)因組織龐雜,大多有自己的信息管理團隊,因此可以開發(fā)屬于自身的客制化軟件,如企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)、人資(HR)管理系統(tǒng)等;但對中小企業(yè)來說,內部組織及流程較簡單,標準化的辦公系統(tǒng)就能滿足需求,甚至采用建置在公有云上的辦公軟件,依使用量計費,可以大幅降低軟件維護及人力成本,一樣能透過辦公室協同軟件提高管理效率。

尤其現今上班族幾乎人手一臺智慧手機或平板計算機,行動辦公將是未來的趨勢,透過整合性的云端辦公服務平臺,可以把文件、交辦或待辦事務、決策及討論,透過云端來傳遞,就像每個人頭上就有一朵隨伺在旁的個人秘書云,隨時隨地幫上班族與團隊溝通。

從硬件的變革,到軟件的整合,以及科技的進步,行動與彈性工作模式將漸成常態(tài),未來隨用戶的科技經驗,結合云端運算、行動技術,辦公室應用管理系統(tǒng),更快速的商務行為,將打破工作與生活的藩籬,職場與個人生活的界限漸漸模糊,不僅是辦公型態(tài)的大改變,新的個人生活方式也正在成型中。

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