因特網的普及，加上各種辦公室應用軟件的開發(fā)，讓現在的上班族有了更便利的生財工具，辦公型態(tài)也跟著有了大改變。從硬件的辦公家具設計創(chuàng)新、事務機器的多功能趨勢，到應用軟件的云端化，不僅讓上班族從過去的單一功能，日漸多任務化，也儼然掀起一場辦公型態(tài)的大革命。
行動辦公室改變辦公桌迷思
許多想休長假的上班族，常聽到同事會奉勸不要休太久，「不然回來連辦公桌都沒了」，也就是辦公桌其實代表員工的職位及公司人數。在現今的行動辦公室潮流下，辦公桌的迷思也跟著被打破。
全球領先移動解決方案供貨商Citrix系統(tǒng)公司，訪問19個國家和地區(qū)共1900位信息技術行業(yè)高管，寫成《西特理克斯未來工作場所》報告，其中指出2020年職員將透過不同的移動設備，遠程連接公司網絡辦公，一張辦公桌將由多人共享，辦公場所面積將縮小17%。
也就是說到了2020年，大約每10位職員共享7張辦公桌，每位員工平均使用6種移動設備連接網絡。29%的職員不在傳統(tǒng)辦公場域工作，而是在家里、顧客公司、酒店、機場、咖啡店等移動辦公。報告中也指出，被訪問者表示需要重新設計更具吸力的辦公空間，以激發(fā)職員創(chuàng)造力和想象力，鼓勵職員隨時隨地移動辦公，促進協同運作精神
「獨、倆、組、眾」模式帶動辦公環(huán)境的創(chuàng)新組合
在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬梆梆的辦公區(qū)及會議室，而可以透過空間的設計，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。震旦家具設計中心也發(fā)現，上班族有四種工作模式，也就是「獨、倆、組、眾」。例如當員工為了寫一份重要的報告，就需要安靜、適合思考的空間，得以實現個人工作成就感與滿足感的「獨」模式。
許多上班族也會發(fā)現，最有效的溝通經常發(fā)生在茶水間或行進間的閑聊，不刻意的巧思反而有助于同事之間的有效溝通，許多創(chuàng)新的點子常來自茶余飯后的閑聊，因此出現有助員工之間互信和諧關系的「倆」模式。
至于透過小組項目討論激發(fā)創(chuàng)新思維的「組」模式，則可以透過改變姿態(tài)改變心態(tài)，暫時拋開嚴肅的會議，以更輕松的坐姿激發(fā)創(chuàng)新力，暢所欲言，讓員工盡情腦力激蕩。最后就是發(fā)揮集體智能的傳承與知識學習的「眾」模式，可以運用群體的正式討論協助重大問題的解決。
在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬邦邦的辦公區(qū)及會議室，而可以透過空間的設計，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。
辦公室自動化創(chuàng)造更多服務的可能性
除了辦公環(huán)境的改變，辦公室內的硬件設施近年的改變也不小。震旦OA事業(yè)戰(zhàn)略中心總經理賀俊強表示，辦公室的自動化，其實可以回溯到1870年代，當時已開始談論辦公室應該自動化，后來有了打字機，利用復寫取代人力的寫字，一直到自動打字機的出現，讓辦公室自動化蔚為潮流。而自從討論辦公室自動化以來，善用機器及文件輸出，讓業(yè)務更順遂的目標，迄今依舊未變。賀俊強指出，以辦公室自動化來說，有幾項重要的變革，首先是從單一功能到復合功能，例如復印機從單一影印功能，在考慮坪效、成本、效率下，現階段的復合機為兼具影印、打印、傳真的產品，當然也帶動硬件制造廠的洗牌效應。
其次為網絡的興起及普及，讓網絡也成為文件產生的重要來源。過去文件以影印為主，一份文件可以印10份、100份，但內容是相同的；加了印表功能，100份文件套用相同格式，可以印出100份內容不同的文件，而且有更多文件其實來自網絡、電子郵件以及協同作業(yè)的文件。
第三則是彩色化，過去彩色與黑白打印的比重約是3比7，目前約是6.5比3.5。賀俊強認為，隨事務機的印制能力、速度提升，以及彩印的普及，不僅中小企業(yè)的打印彩色化，在分眾市場的趨勢下，也將帶動數字印刷市場的成長。
事務機業(yè)者的創(chuàng)新服務
從賣設備、賣耗材，運用辦公室自動化，協助顧客提升文件處理效率，全球的OA業(yè)者其實也積極朝提升服務比重邁進，將讓辦公型態(tài)出現新的樣貌。
賀俊強舉例，美國OA大廠已可因應顧客的需求，提供軟件、硬件整合的解決方案，讓企業(yè)主不用再買設備、雇用職員處理文件輸出。以銀行業(yè)者來說，光是買打印機打印信用卡賬單、郵寄到用戶付款，除了人力以外，設備采購就有議價、合約、折舊、維修等問題；現在則是可以全數外包給OA業(yè)者，從賬單打印、郵寄、收款等全部搞定。對銀行來說，可以省掉成本，對OA業(yè)者來說，因有量大優(yōu)勢，可以藉此創(chuàng)造獲利模式、提高服務比重，將是未來OA產業(yè)的重要趨勢
云端服務造福中小企業(yè)
從看得見的辦公環(huán)境與事務機，看不見的軟件，更是影響辦公型態(tài)變革的重要因素。過去當幾個同事需要共同編輯一份文件時，就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名，避免混淆，接著再靠電子郵件交換文件案，中間只要一出錯，就是耗費時間及人力重新檢視。
而辦公室文件開始電子化后，隨網絡普及，以及軟件協同運作能力加強，也逐漸改變辦公室的工作流程與效率。震旦集團云端事業(yè)部總經理陳翠華表示，以辦公室應用信息系統(tǒng)架構演進來看，從人工操作、單機版作業(yè)、大型主機封閉式系統(tǒng)、終端服務器（Client Server），到以網絡為基礎的互聯網集中式管理架構，以及近來相當潮的云端服務，新型態(tài)的工作模式正在成型。
陳翠華指出，一般大型企業(yè)因組織龐雜，大多有自己的信息管理團隊，因此可以開發(fā)屬于自身的客制化軟件，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、人資（HR）管理系統(tǒng)等；但對中小企業(yè)來說，內部組織及流程較簡單，標準化的辦公系統(tǒng)就能滿足需求，甚至采用建置在公有云上的辦公軟件，依使用量計費，可以大幅降低軟件維護及人力成本，一樣能透過辦公室協同軟件提高管理效率。
尤其現今上班族幾乎人手一臺智慧手機或平板計算機，行動辦公將是未來的趨勢，透過整合性的云端辦公服務平臺，可以把文件、交辦或待辦事務、決策及討論，透過云端來傳遞，就像每個人頭上就有一朵隨伺在旁的個人秘書云，隨時隨地幫上班族與團隊溝通。
從硬件的變革，到軟件的整合，以及科技的進步，行動與彈性工作模式將漸成常態(tài)，未來隨用戶的科技經驗，結合云端運算、行動技術，辦公室應用管理系統(tǒng)，更快速的商務行為，將打破工作與生活的藩籬，職場與個人生活的界限漸漸模糊，不僅是辦公型態(tài)的大改變，新的個人生活方式也正在成型中。
