行動辦公室改變辦公桌迷思

許多想休長假的上班族，常聽到同事會奉勸不要休太久，「不然回來連辦公桌都沒了」，也就是辦公桌其實代表員工的職位及公司人數(shù)。在現(xiàn)今的行動辦公室潮流下，辦公桌的迷思也跟著被打破。

全球領(lǐng)先移動解決方案供貨商Citrix系統(tǒng)公司，訪問19個國家和地區(qū)共1900位信息技術(shù)行業(yè)高管，寫成《西特理克斯未來工作場所》報告，其中指出2020年職員將透過不同的移動設(shè)備，遠(yuǎn)程連接公司網(wǎng)絡(luò)辦公，一張辦公桌將由多人共享，辦公場所面積將縮小17%。

也就是說到了2020年，大約每10位職員共享7張辦公桌，每位員工平均使用6種移動設(shè)備連接網(wǎng)絡(luò)。29%的職員不在傳統(tǒng)辦公場域工作，而是在家里、顧客公司、酒店、機(jī)場、咖啡店等移動辦公。報告中也指出，被訪問者表示需要重新設(shè)計更具吸力的辦公空間，以激發(fā)職員創(chuàng)造力和想象力，鼓勵職員隨時隨地移動辦公，促進(jìn)協(xié)同運(yùn)作精神

「獨(dú)、倆、組、眾」模式帶動辦公環(huán)境的創(chuàng)新組合

在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬梆梆的辦公區(qū)及會議室，而可以透過空間的設(shè)計，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。震旦家具設(shè)計中心也發(fā)現(xiàn)，上班族有四種工作模式，也就是「獨(dú)、倆、組、眾」。例如當(dāng)員工為了寫一份重要的報告，就需要安靜、適合思考的空間，得以實現(xiàn)個人工作成就感與滿足感的「獨(dú)」模式。

許多上班族也會發(fā)現(xiàn)，最有效的溝通經(jīng)常發(fā)生在茶水間或行進(jìn)間的閑聊，不刻意的巧思反而有助于同事之間的有效溝通，許多創(chuàng)新的點(diǎn)子常來自茶余飯后的閑聊，因此出現(xiàn)有助員工之間互信和諧關(guān)系的「倆」模式。

至于透過小組項目討論激發(fā)創(chuàng)新思維的「組」模式，則可以透過改變姿態(tài)改變心態(tài)，暫時拋開嚴(yán)肅的會議，以更輕松的坐姿激發(fā)創(chuàng)新力，暢所欲言，讓員工盡情腦力激蕩。最后就是發(fā)揮集體智能的傳承與知識學(xué)習(xí)的「眾」模式，可以運(yùn)用群體的正式討論協(xié)助重大問題的解決。

在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬邦邦的辦公區(qū)及會議室，而可以透過空間的設(shè)計，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。

辦公室自動化創(chuàng)造更多服務(wù)的可能性

除了辦公環(huán)境的改變，辦公室內(nèi)的硬件設(shè)施近年的改變也不小。震旦OA事業(yè)戰(zhàn)略中心總經(jīng)理賀俊強(qiáng)表示，辦公室的自動化，其實可以回溯到1870年代，當(dāng)時已開始談?wù)撧k公室應(yīng)該自動化，后來有了打字機(jī)，利用復(fù)寫取代人力的寫字，一直到自動打字機(jī)的出現(xiàn)，讓辦公室自動化蔚為潮流。而自從討論辦公室自動化以來，善用機(jī)器及文件輸出，讓業(yè)務(wù)更順?biāo)斓哪繕?biāo)，迄今依舊未變。賀俊強(qiáng)指出，以辦公室自動化來說，有幾項重要的變革，首先是從單一功能到復(fù)合功能，例如復(fù)印機(jī)從單一影印功能，在考慮坪效、成本、效率下，現(xiàn)階段的復(fù)合機(jī)為兼具影印、打印、傳真的產(chǎn)品，當(dāng)然也帶動硬件制造廠的洗牌效應(yīng)。

事務(wù)機(jī)業(yè)者的創(chuàng)新服務(wù)

從賣設(shè)備、賣耗材，運(yùn)用辦公室自動化，協(xié)助顧客提升文件處理效率，全球的OA業(yè)者其實也積極朝提升服務(wù)比重邁進(jìn)，將讓辦公型態(tài)出現(xiàn)新的樣貌。

賀俊強(qiáng)舉例，美國OA大廠已可因應(yīng)顧客的需求，提供軟件、硬件整合的解決方案，讓企業(yè)主不用再買設(shè)備、雇用職員處理文件輸出。以銀行業(yè)者來說，光是買打印機(jī)打印信用卡賬單、郵寄到用戶付款，除了人力以外，設(shè)備采購就有議價、合約、折舊、維修等問題；現(xiàn)在則是可以全數(shù)外包給OA業(yè)者，從賬單打印、郵寄、收款等全部搞定。對銀行來說，可以省掉成本，對OA業(yè)者來說，因有量大優(yōu)勢，可以藉此創(chuàng)造獲利模式、提高服務(wù)比重，將是未來OA產(chǎn)業(yè)的重要趨勢

云端服務(wù)造福中小企業(yè)

從看得見的辦公環(huán)境與事務(wù)機(jī)，看不見的軟件，更是影響辦公型態(tài)變革的重要因素。過去當(dāng)幾個同事需要共同編輯一份文件時，就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名，避免混淆，接著再靠電子郵件交換文件案，中間只要一出錯，就是耗費(fèi)時間及人力重新檢視。

而辦公室文件開始電子化后，隨網(wǎng)絡(luò)普及，以及軟件協(xié)同運(yùn)作能力加強(qiáng)，也逐漸改變辦公室的工作流程與效率。震旦集團(tuán)云端事業(yè)部總經(jīng)理陳翠華表示，以辦公室應(yīng)用信息系統(tǒng)架構(gòu)演進(jìn)來看，從人工操作、單機(jī)版作業(yè)、大型主機(jī)封閉式系統(tǒng)、終端服務(wù)器（Client Server），到以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)集中式管理架構(gòu)，以及近來相當(dāng)潮的云端服務(wù)，新型態(tài)的工作模式正在成型。

陳翠華指出，一般大型企業(yè)因組織龐雜，大多有自己的信息管理團(tuán)隊，因此可以開發(fā)屬于自身的客制化軟件，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、人資（HR）管理系統(tǒng)等；但對中小企業(yè)來說，內(nèi)部組織及流程較簡單，標(biāo)準(zhǔn)化的辦公系統(tǒng)就能滿足需求，甚至采用建置在公有云上的辦公軟件，依使用量計費(fèi)，可以大幅降低軟件維護(hù)及人力成本，一樣能透過辦公室協(xié)同軟件提高管理效率。

尤其現(xiàn)今上班族幾乎人手一臺智慧手機(jī)或平板計算機(jī)，行動辦公將是未來的趨勢，透過整合性的云端辦公服務(wù)平臺，可以把文件、交辦或待辦事務(wù)、決策及討論，透過云端來傳遞，就像每個人頭上就有一朵隨伺在旁的個人秘書云，隨時隨地幫上班族與團(tuán)隊溝通。

從硬件的變革，到軟件的整合，以及科技的進(jìn)步，行動與彈性工作模式將漸成常態(tài)，未來隨用戶的科技經(jīng)驗，結(jié)合云端運(yùn)算、行動技術(shù)，辦公室應(yīng)用管理系統(tǒng)，更快速的商務(wù)行為，將打破工作與生活的藩籬，職場與個人生活的界限漸漸模糊，不僅是辦公型態(tài)的大改變，新的個人生活方式也正在成型中。